为加强和规范交通运输行政执法档案管理,近日,湖南省交通运输厅、湖南省档案局联合印发了《湖南省交通运输行政执法档案管理办法》(以下简称《办法》)。
从近年来我省开展交通运输行政执法评议考核、综合行政执法大检查及行政执法案卷评查情况看,各级交通运输主管部门普遍存在行政执法案卷的标准不统一,归档范围及保管期限表欠规范,归档、整理责任不清等问题。一些部门甚至因行政执法档案不齐全,在相关的行政复议、行政诉讼案件过程中因缺失行政执法行为的证据,导致行政行为被撤销或者行政机关败诉。通过规范行政执法档案管理,可充分发挥档案的基础性、支撑性、服务性作用。出台交通运输行政执法档案管理办法,也是按照国家和省最新要求,推行行政执法全过程记录制度的重要措施之一。《办法》以《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《湖南省档案管理条例》等有关规定为依据制定,分为八章,共五十七条。
《办法》规定,各级执法部门应当建立健全执法档案管理制度,在档案用房、设施设备、人员和经费等方面予以保障。将执法档案工作纳入有关领导和执法人员岗位责任制,并作为执法考评和责任制考核的重要指标。
《办法》规定,执法档案实行案件承办部门立卷制度,坚持“谁办案、谁立卷”的原则。归档的案件材料应当由专门机构或者人员审核,案件办结后应及时检查积累的案件材料是否齐全、完整、准确。
《办法》要求,各级执法部门应将执法档案作为专业档案管理,列入本单位档案门类。应当设立专门库房或设置档案专柜保管执法档案,并由专门人员进行管理。执法案卷原则上实行“一案一卷”。对已经归档的执法档案,不得修改档案内容,不得私自增加或者抽取档案。确实需要增加案件材料的,应当在征得执法部门负责人同意后,按照立卷归档的相关规定办理,并在备考表中说明情况。
《办法》规定,各级执法部门应当遵循统一标准、规范管理、安全高效原则,加强执法电子文件归档工作,对行政执法电子文件和电子档案实施全程和集中管理。
《办法》还明确了执法部门档案工作机构管理执法档案的主要职责,案件材料形成、收集的具体要求以及执法档案归档范围、保管期限等。